FILLING DENGAN WINDOWS EXPLORER

Seringkali kita sulit menemukan atau mencari file yang telah dikerjakan atau kita menemui kesulitan dalam mengelola banyak file dalam banyak folder. Berikut adalah tips yang dikeluarkan oleh Microsoft sebagai pembuat MS Windows. (catatan, MS Windows di sini adalah MS Windows XP)

1.  Gunakanlah My Documents sebagai media penyimpan data. Mengapa?

Karena :

• Folder My Documents HANYA BISA dibuka oleh LOGIN yang sama.
• Mudah dicari : anda dapat mengakses my documents dari mana saja dan setiap kali kita akan melakukan save atau open dalam setiap aplikasi MS OFFICE selalu mengacu ke My Documents. Ini akan menyingkat waktu.
• Mudah dibackup : MS Windows mengistimewakan fasilitas backup untuk semua file/folder yang ada di My Documents
• File-file pekerjaan terpisah dengan file program. Jika ada kerusakan pada windows tidak berefek pada file pekerjaan.

Langkah-langkah dalam men-SETUP My Documents :

Anda tentunya ingin agar file-file dalam My Documents tidak terletak di drive C seperti yang ada di default.

• Menentukan lokasi file-file dan folder My Documents

@ pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties

@ pada Target Folder Location, klik ikon Move dan pilih lokasi di mana anda akan meletakkan file-file pekerjaan anda. Sarannya adalah jangan di DRIVE C:

@ klik apply

•  Men-share folder, file dalam My Documents

@ pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties

@ pada Sharing Tab, tentukan pilihan Sharing anda. Saran : beberapa file sebaiknya TIDAK di-sharing.

•  Backup file dalam My Documents

@ pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties

@ pada Tools Tab, pilih Backup Now dan ikuti petunjuk selanjutnya

Saran : sebaiknya file-file di backup satu bulan sekali.

2. Gunakan penamaan file dan folder yang konsisten. Apabila memungkinkan, gunakan nama yang umum dan gunakan singkatan apabila penamaan terlalu panjang.

3. Gunakan penamaan file dan folder yang singkat dan mudah apabila dilakukan proses pencarian (Search)

4. Pisahkan antara file-file dan folder PROSES dan ARSIP

Maksudnya adalah file-file dan folder dalam My Documents hanya berisi file/folder pekerjaan yang anda sedang lakukan atau file-file yang sering anda akses. Selebihnya, agar tidak membebani My documents, file/folder yang jarang diakses sebaiknya dipisahkan dari My Documents dan dibuatkan folder tersendiri, misalnya ARSIP. Folder ini bisa dikategorikan berdasarkan waktu atau subjek.

5. Jika memungkinkan, pisahkanlah folder berdasarkan tipe file yang ada di dalamnya, misalnya folder gambar, hanya berisi gambar-gambar. Hal ini akan mempercepat proses pencarian

6. Jangan membuat hirarki folder terlalu dalam.

7. Gunakan Shortcut Link

Jika anda ingin memanggil file/folder yang sama namun dari lokasi yang berbeda-beda, jangan melakukan duplikasi file/folder. Gunakan Shortcut Link:

@ pilih file/folder yang diinginkan, klik kanan dan pilih Create Shortcut

Menggunakan fasilitas RUN untuk membuka aplikasi secara cepat

Run dapat digunakan untuk membuka aplikasi-aplikasi, dan karena letaknya

mudah, kita dapat memanfaatkannya untuk mempercepat pekerjaan.Misalnya

Ketik.. Untuk membuka aplikasi..

Calc kalkulator

Explorer Windows Eksplorer

Sendto Sendto : anda dapat menentukan

media lain dalam sendto

Control Control Panel

8. Pemeliharaan komputer

Agar komputer yang anda gunakan selalu dalam keadaan siap dan cepat, ada beberapa hal yang harus DILAKSANAKAN secara reguler:

1. Selalu Empty Recycle Bin
2. Selalu hapus file-file dalam folder TEMP
3. Selalu gunakan antivirus terbaru dan update antivirus secara berkala :
4. Teraturlah dalam menggunakan Disk Defragmenter dan perintah RUN:CHKDSK
5. Jangan menginstal program sembarangan

9. Simpanlah SELALU semua driver hardware komputer anda. DRIVER YANG PENTING diantaranya : Driver VGA Card, Driver Network Card,Driver Motherboard

9. Fasilitas Search

Fasilitas ini adalah fasilitas paling penting yang digunakan untuk mencari file,

maupun folder . Untuk memaksimalkan penggunaannya, ada beberapa cara

disamping yang sudah ada dalam MS Windows:

Lokasi tanda bintang Artinya

*.doc, *.jpg Anda mencari semua file yang ekstensionnya .doc, .jpg

Jadwal*.doc Anda mencari semua file dokumen yang memiliki nama depan Jadwal

10. Keyboard Shortcut

Kadangkala penggunaan keyboard shortcut akan mempercepat pekerjaan.

Berikut adalah daftar keyboard shortcut untuk Windows XP :

Shortcut Artinya

Tombol bertanda logo Windows Tampilkan Startup Menu

Tombol bertanda logo Windows+Pause/Break

Tampilkan System Properties: untukkeperluan sharing dll

Tombol bertanda logo Windows+ r Run

Tombol bertanda logo Windows+l Locking Windows

Tombol bertanda logo Windows+f Search file/folder

Tombol bertanda logoWindows+CTRL+f Search komputer

Tombol bertanda logo Windows+d Minimisng dan Restoring Windows

Tombol bertanda logo Windows+e Windows Explorer

SHIFT+DEL Menghapus file/folder secara permanen

ALT+TAB Pindah antar program yang sedang berjalanPindah antar program yang sedang berjalan